Teknologi Informasi, Bikin Untung Atau Malah Rugi?

PERTANYAAN:

Yth. Pak Erwin

Saya memiliki sebuah apotek di Jakarta, dengan jumlah 10 karyawan. Di dalam kios kecil banyak sekali nama-nama obat yang harus di hafal (ada sekitar 1.500), dan sering kali kami kurang stok barang atau terlewatkan tanggal kadaluwarsa.

Saya pernah mendapat tawaran dari IT programmer untuk membuat program stok barang. Namun setelah jadi, kami tidak sanggup melakukan data entry, sehingga akhirnya kami membayar tenaga lepas untuk data entry. Setelah selesai ternyata aplikasi yang dibuat juga tidak sesuai dengan yang saya perlukan, malah membuat kami kacau dalam menjalankan sistem operasional. Sementara si programmer lepas tangan. Ia menganggap saya tidak memberitahu masalah-masalah yang saya hadapi di awal. Bagaimana sebaiknya pak?

Yunita

Pasar Baru

JAWABAN:

Dear Ibu Yunita, sejauh ini ada dua kemungkinan penggunaan teknologi informasi (TI) dalam bisnis, yaitu sebagai pendukung atau kompetensi utama bisnis.

Sebagai contoh, mesin pencari di internet, media social, e-commerce dan e-newspaper adalah bisnis yang kompetensi utamanya menggunakan TI sebagai tulang punggung bisnisnya. . teknologi yang digunakan selain terkini, juga membutuhkan perhatian dan dana yang khusus.

Teknologi di sini menjadi sangat penting bagi perusahaan-perusahaan tersebut. Kesalahan memilih dan menjalankan berikabat fatal, karena vitalnya teknologi di bisnis ini. Teknologi malah menjadi strategi utama bisnisnya.

Namun sebagian bisnis lain, seperti restoran, bengkel dan juga apotek, membutuhkan TI sebagai pendukung. Artinya, kalau TI digunakan akan membantu meningkatkan keberhasilan bisnis dan kalau tidak digunakan akan membantu meningkatkan keberhasilan bisnis, dan kalau tidak digunakan tidak membuat bisnis ambruk. Contoh nyata bisnis Ibu sendiri.

Pada beberapa bisnis, TI sudah bergeser menjadi kompetensi utama, misalnya pada bank. Dulu penggunaan TI di bank sebagai pendukung, namun sekarang menjadi sangat penting dan menjadi kompetensi utama. Kedua hal ini harus jelas bagi Ibu Yunita agar jelas penggunaan TI dalam bisnis Ibu.

TI di apotek akan sangat membantu operasional seperti mempercepat proses pencarian , memeriksa stok barang, pemesanan, dan penjualan. Seharusnya aplikasi di apotek  ada peringatan kadaluwarsa obat yang hampir habis. Sistem FIFO (first In First Out) akan sangat berguna memisahkan obat mana yang harus dikeluarkan. Monitoring obat yang hampir habis, sehingga harus segera dipesan ke distributor, akan sangat membantu. Monitoring obat-obat yang sering laku juga sangat membantu untuk menentukan berapa banyak obat yang harus di stok. Malah aplikasi yang baik, dapat memprediksi obat-obat yang harus dipersiapkan temporer lebih banyak, seperti pada waktu menghadapi libur panjang.

Inti dari pemaparan saya di atas adalah, pembuatan aplikasi untuk apotek harus mengerti proses bisnis yang Ibu hadapi. Data entry selain dapat menggunakan tenaga lepas, juga bisa dengan hanya mengisi data obat-obat yang baru dipesan, obat yang penjualannya perlahan-lahan hingga akhirnya habis secara alami.

Ibu tidak perlu terlalu stress dengan data entry. Karena itu bukan bisnis utama Ibu. Mintalah kontrak dengan pembuat aplikasi TI tadi, misalnya selama dua tahun atau tiga tahun. Kalau perlu, aplikasi yang ibu pakai menggunakan sistem sewa, sehingga kalau ada masalah, pembuat ikut bertanggung jawab. Jadi, penggunaan TI haruslah membantu agar apotek Ibu makin meningkat performance-nya. Bukan malah repot, dan akhirnya merugikan Ibu sendiri.

Semoga jawaban saya dapat membantu Ibu. Untuk informasi lebih lanjut dan pertanyaan, pembaca dapat mengirim email ke: Erwin.halim.mba@gmail.com .